Vì sao doanh nghiệp cần phân loại đúng chi phí?
Một sai sót nhỏ trong việc hạch toán chi phí có thể khiến doanh nghiệp bị truy thu thuế, phạt chậm nộp, thậm chí xử phạt hành chính. Thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn lúng túng trong việc phân biệt chi phí nào được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
Chính vì vậy, việc có trong tay một checklist chi phí được trừ và không được trừ không chỉ giúp kế toán viên làm việc chính xác, mà còn giúp chủ doanh nghiệp tiết kiệm chi phí thuế, giảm rủi ro pháp lý và yên tâm hơn trong hoạt động tài chính
Checklist chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
Theo Luật Thuế TNDN 2025 (hiệu lực từ 01/10/2025), các khoản chi hợp lý, hợp lệ sẽ được trừ nếu đáp ứng đủ 3 điều kiện:
-
Phát sinh thực tế liên quan đến hoạt động SXKD.
-
Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp.
-
Thanh toán không dùng tiền mặt với hóa đơn trên 20 triệu đồng.
Bảng checklist chi phí được trừ
| Nhóm chi phí | Ví dụ cụ thể |
Điều kiện kèm theo |
|
Chi phí nhân sự |
Tiền lương, thưởng, phụ cấp; chi đào tạo nghề cho NLĐ | Có hợp đồng lao động, bảng lương, chứng từ thanh toán |
|
Chi phí quản lý & vận hành |
Văn phòng phẩm, điện nước, thuê văn phòng, dịch vụ ngoài | Có hóa đơn chứng từ hợp lệ |
|
Chi phí quảng cáo, tiếp thị |
Quảng cáo online, hội chợ, khuyến mại | Trong hạn mức theo quy định (nếu có) |
|
Chi phí khấu hao TSCĐ |
Máy móc, thiết bị, xe cộ phục vụ SXKD | Khấu hao theo đúng khung thời gian Bộ Tài chính quy định |
|
Chi phí nghiên cứu & phát triển (R&D) |
Chi cho chuyển đổi số, công nghệ mới, đổi mới sáng tạo | Có chứng từ hợp pháp, phục vụ trực tiếp SXKD |
|
Chi phí an ninh – quốc phòng |
Huấn luyện dân quân, hỗ trợ tổ chức đoàn thể | Theo quy định của pháp luật |
|
Chi tài trợ hợp pháp |
Tài trợ giáo dục, y tế, phòng chống thiên tai, dịch bệnh, nghiên cứu khoa học | Có chứng từ và thuộc nhóm tài trợ Nhà nước cho phép |
|
Chi phí môi trường & phát triển bền vững |
Giảm phát thải khí nhà kính, trung hòa carbon | Phát sinh thực tế liên quan SXKD, có chứng từ |
|
Chi phí khác |
Tổn thất do thiên tai, dịch bệnh chưa được bồi thường | Có xác nhận cơ quan chức năng |
👉 Lưu ý: Doanh nghiệp cần lưu giữ hóa đơn VAT hợp lệ, hợp đồng, chứng từ thanh toán để chứng minh tính hợp lý.
Checklist chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN
Ngược lại, có những khoản chi dù thực tế có phát sinh nhưng không được tính vào chi phí hợp lý. Nếu kế toán vẫn đưa vào chi phí, rủi ro bị loại trừ và truy thu thuế là rất cao.
Bảng checklist chi phí không được trừ
|
Nhóm chi phí |
Ví dụ cụ thể |
Lý do không được trừ |
|
Chi không đáp ứng điều kiện |
Khoản chi không liên quan SXKD | Không phục vụ hoạt động kinh doanh |
|
Tiền phạt & vi phạm |
Phạt vi phạm hành chính, phạt chậm nộp thuế | Không được tính vào chi phí hợp lý |
|
Chi vượt định mức |
Lãi vay vượt mức theo Bộ luật Dân sự; chi phúc lợi vượt mức | Bị khống chế bởi luật |
|
Chi không có chứng từ hợp pháp |
Chi không hóa đơn, hóa đơn giả, không chứng minh thanh toán | Vi phạm quy định hóa đơn chứng từ |
|
Lương, thưởng không hợp lệ |
Tiền lương của chủ doanh nghiệp tư nhân, thành viên HĐQT không trực tiếp điều hành | Không được công nhận chi phí hợp lý |
|
Khấu hao sai quy định |
Khấu hao tài sản không dùng cho SXKD, vượt khung thời gian | Không đáp ứng chuẩn khấu hao |
|
Chi phí dự phòng sai |
Trích lập dự phòng vượt mức hoặc không đúng quy định | Không hợp pháp |
|
Thuế và phí |
Thuế GTGT đã khấu trừ, Thuế TNDN, các khoản phạt thuế | Luật quy định không được hạch toán vào chi phí |
|
Chi tài trợ không hợp pháp |
Tài trợ không thuộc các nhóm được phép (ví dụ: tài trợ cá nhân không đúng quy định) | Không có căn cứ pháp lý |
|
Chi liên quan vốn chủ sở hữu |
Chi tăng/giảm vốn, đầu tư xây dựng cơ bản giai đoạn đầu tư | Không tính vào chi phí hợp lý |
Hậu quả của việc hạch toán sai chi phí
Nếu doanh nghiệp đưa chi phí không hợp lệ vào hồ sơ thuế, có thể phải đối mặt với:
-
Truy thu thuế TNDN: Các khoản chi bị loại sẽ làm tăng thu nhập chịu thuế.
-
Tiền phạt chậm nộp: Tính theo số thuế thiếu, cộng dồn theo ngày.
-
Xử phạt hành chính: Tùy mức độ vi phạm, có thể lên đến hàng trăm triệu đồng.
-
Ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp: Bị xếp loại “rủi ro cao về thuế” khiến các kỳ kiểm tra sau khắt khe hơn.
👉 Vì vậy, việc áp dụng checklist chi phí được trừ/không được trừ là cách đơn giản nhưng hiệu quả để doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý và tối ưu chi phí thuế.
>>> Xem thêm tại: Thư viện pháp luật
Checklist tải về
Để hỗ trợ kế toán viên và chủ doanh nghiệp, Hoàng Lê đã chuẩn bị sẵn Checklist chi phí TNDN (PDF) dễ dàng tải về và sử dụng trong công việc hàng ngày.
📌 File bao gồm:
-
Danh mục chi phí được trừ.
-
Danh mục chi phí không được trừ.
-
Cột ghi chú điều kiện và chứng từ cần có.
Xác định đúng chi phí được trừ và không được trừ là bước quan trọng giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, tránh rủi ro và tối ưu số thuế phải nộp.
-
Chi phí được trừ: phải hợp lý, hợp lệ, có chứng từ rõ ràng.
-
Chi phí không được trừ: chủ yếu liên quan đến vi phạm, vượt định mức, thiếu chứng từ.
-
Sai sót nhỏ có thể gây hậu quả lớn về thuế và uy tín doanh nghiệp.
👉 Hãy sử dụng checklist chi phí TNDN như một công cụ hỗ trợ không thể thiếu trong công tác kế toán.
Để đảm bảo việc hạch toán chi phí luôn chính xác và tuân thủ quy định pháp luật, hãy tham khảo và liên hệ tới dịch vụ kế toán/thuế chuyên nghiệp tại Hoàng Lê để được tư vấn và hỗ trợ.
Liên hệ ngay!
