Bài toán nan giải cho doanh nghiệp
Một trong những câu hỏi mà hầu hết các chủ doanh nghiệp, đặc biệt là startup và SME (doanh nghiệp nhỏ và vừa), thường trăn trở chính là:
“Nên thuê nhân viên kế toán riêng hay sử dụng dịch vụ kế toán ngoài?”
Mỗi lựa chọn đều có ưu và nhược điểm riêng. Tuy nhiên, trong bối cảnh thị trường ngày càng cạnh tranh, chi phí vận hành cần được tối ưu, việc thuê dịch vụ kế toán ngoài (outsourcing) đang trở thành giải pháp thông minh và phổ biến hơn.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ phân tích chi tiết 4 khía cạnh quan trọng: chi phí, chuyên môn – kinh nghiệm, rủi ro – trách nhiệm và tính ổn định liên tục, từ đó giúp bạn thấy rõ đâu là lựa chọn tối ưu.
1. So sánh chi phí: “Full-time” đắt hơn bạn nghĩ
Chi phí kế toán nội bộ (full-time)
Tuyển dụng một kế toán toàn thời gian không chỉ dừng lại ở lương cứng. Doanh nghiệp cần tính thêm:
-
Lương hàng tháng: 8 – 15 triệu VNĐ (tùy kinh nghiệm).
-
Bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp: khoảng 21,5% lương.
-
Chi phí thưởng, phụ cấp, phúc lợi: 1 – 3 triệu VNĐ/tháng.
-
Chi phí đào tạo, cập nhật kiến thức: 2 – 5 triệu VNĐ/năm.
-
Trang thiết bị, phần mềm kế toán, văn phòng phẩm: 1 – 2 triệu VNĐ/tháng.
👉 Tổng chi phí thực tế: 12 – 20 triệu VNĐ/tháng, chưa kể rủi ro nếu nhân sự nghỉ việc.
Chi phí dịch vụ kế toán ngoài (thuê trọn gói)
Ngược lại, dịch vụ kế toán thuê ngoài thường chỉ tính phí cố định hàng tháng, dao động:
-
Doanh nghiệp nhỏ, ít hóa đơn: 1 – 1,5 triệu VNĐ/tháng.
-
Doanh nghiệp thương mại, dịch vụ: 2 – 3 triệu VNĐ/tháng.
-
Doanh nghiệp sản xuất, xây dựng quy mô vừa: 3 – 5 triệu VNĐ/tháng.
👉 Tức là tiết kiệm từ 60% – 80% chi phí so với tuyển nhân sự in-house.
2. So sánh chuyên môn và kinh nghiệm
-
Kế toán nội bộ (full-time):
-
Chỉ dựa vào năng lực của một (hoặc vài) cá nhân.
-
Kinh nghiệm thường tập trung trong một lĩnh vực, khó bao quát nhiều ngành nghề.
-
Dễ bị “tụt hậu” nếu không được đào tạo, cập nhật luật thuế thường xuyên.
-
-
Dịch vụ kế toán thuê ngoài:
-
Có đội ngũ chuyên gia được phân công theo từng nghiệp vụ (thuế, báo cáo tài chính, quyết toán, tư vấn).
-
Trải nghiệm đa ngành nghề → giải pháp linh hoạt, tối ưu hơn.
-
Luôn cập nhật các thông tư, nghị định mới từ Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế.
-
Theo PwC và EY, một trong những giá trị lớn nhất của outsourcing kế toán là “tận dụng kinh nghiệm tập thể của đội ngũ chuyên nghiệp thay vì phụ thuộc vào một cá nhân”
3. Rủi ro và trách nhiệm pháp lý
-
Kế toán nội bộ:
-
Nếu sai sót trong kê khai thuế, doanh nghiệp là bên chịu phạt và truy thu.
-
Trách nhiệm gần như đặt hoàn toàn lên vai chủ doanh nghiệp.
-
-
Dịch vụ kế toán thuê ngoài:
-
Hợp đồng dịch vụ luôn có điều khoản về trách nhiệm và bồi thường.
-
Công ty dịch vụ kế toán sẽ chịu trách nhiệm trước cơ quan thuế khi có sai sót từ phía họ.
-
Giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý.
-
4. Tính ổn định và sự liên tục
-
Kế toán nội bộ:
-
Nhân sự có thể nghỉ việc, nghỉ ốm hoặc nghỉ thai sản → công việc gián đoạn.
-
Doanh nghiệp phải mất thời gian tuyển mới, đào tạo lại.
-
-
Dịch vụ kế toán thuê ngoài:
-
Luôn có đội ngũ thay thế đảm bảo công việc không bị ngắt quãng.
-
Hồ sơ, dữ liệu được lưu trữ tập trung, có hệ thống.
-
Doanh nghiệp không còn phụ thuộc vào một cá nhân duy nhất.
-
5. Bảng so sánh trực quan
| Tiêu chí | Kế toán nội bộ (Full-time) | Dịch vụ kế toán thuê ngoài |
| Chi phí | 12 – 20 triệu/tháng | 1 – 5 triệu/tháng |
| Chuyên môn | Giới hạn, phụ thuộc cá nhân | Đội ngũ đa ngành, chuyên sâu |
| Rủi ro – Trách nhiệm | Doanh nghiệp tự chịu | Công ty dịch vụ chịu trách nhiệm |
| Tính ổn định | Gián đoạn khi nhân sự nghỉ việc | Liên tục, có đội ngũ thay thế |
| Cập nhật pháp luật | Chậm, khó theo kịp | Luôn được cập nhật, chuyên nghiệp |
| Tư vấn chiến lược | Hạn chế | Đầy đủ, đa chiều |
6. Kinh nghiệm từ các doanh nghiệp thực tế
Theo Tổng cục Thuế, mỗi năm có hàng nghìn doanh nghiệp bị xử phạt do sai sót trong kê khai và quyết toán thuế. Phần lớn là các doanh nghiệp nhỏ, nơi kế toán còn non kinh nghiệm hoặc chủ doanh nghiệp tự làm.
Ngược lại, báo cáo từ EY cho thấy, các SME áp dụng mô hình thuê ngoài kế toán giúp giảm trung bình 35 – 50% rủi ro pháp lý và chi phí thuế phạt so với mô hình kế toán nội bộ.
Các công ty lớn như PwC, Deloitte, KPMG đều có bộ phận chuyên về dịch vụ Accounting Outsourcing – chứng minh xu hướng thuê ngoài không chỉ phù hợp với SME, mà còn là giải pháp toàn cầu được các tập đoàn lớn lựa chọn.
Kết luận: Giải pháp thông minh cho doanh nghiệp hiện đại
Từ các phân tích trên, có thể khẳng định: thuê dịch vụ kế toán ngoài mang lại lợi ích vượt trội về chi phí, chuyên môn, trách nhiệm và sự ổn định.
Thay vì tự gánh vác mọi rủi ro với một kế toán nội bộ, doanh nghiệp nên cân nhắc chuyển sang mô hình thuê ngoài – vừa tiết kiệm chi phí, vừa an toàn, vừa được hỗ trợ bởi đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm.
Thay vì tự gánh vác rủi ro và chi phí, đã đến lúc doanh nghiệp của bạn cân nhắc một giải pháp thông minh hơn. Tham khảo và liên hệ tới dịch vụ kế toán chuyên nghiệp tại Hoàng Lê để nhận được sự tư vấn chuyên sâu, giúp bạn an tâm phát triển kinh doanh.
Liên hệ ngay!
