Bài toán đau đầu của quản lý nhân sự
Bạn đã bao giờ đau đầu vì việc tính lương và chấm công phức tạp? Bạn có chắc rằng bảng chấm công và bảng lương mà doanh nghiệp đang sử dụng đã chuẩn xác và tuân thủ đúng quy định của pháp luật? Một sai sót nhỏ cũng có thể dẫn đến những tranh chấp lao động hay các khoản phạt không đáng có. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những công cụ và kiến thức cần thiết để giải quyết vấn đề đó một cách dễ dàng.
1. Tầm quan trọng của Bảng chấm công
Bảng chấm công là tài liệu bắt buộc trong hầu hết các doanh nghiệp, không chỉ dùng để:
-
Tính lương chính xác: Là cơ sở để quy đổi ngày công, giờ công thành tiền lương theo hợp đồng.
-
Đánh giá năng suất và kỷ luật lao động: Thông qua số ngày đi làm, đi muộn, nghỉ phép… nhà quản lý có thể đưa ra quyết định về thưởng, phạt hay thăng tiến.
-
Tuân thủ quy định pháp luật: Theo Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp cần lưu trữ hồ sơ lao động, bao gồm bảng chấm công và bảng lương, để đảm bảo minh bạch và làm căn cứ khi có thanh tra.
-
Giảm thiểu rủi ro tranh chấp: Khi có mâu thuẫn về tiền lương, doanh nghiệp có bằng chứng rõ ràng để bảo vệ quyền lợi của mình.
2. Các mẫu Bảng chấm công chuẩn
Hiện nay, doanh nghiệp thường sử dụng bảng chấm công dưới 2 dạng phổ biến: Excel và Word.
Ví dụ về mẫu bảng chấm công Excel:
-
Thông tin cơ bản: Tên đơn vị, tháng, năm.
-
Cột danh sách nhân viên (họ tên, chức vụ).
-
Hệ thống cột ngày (1–31).
-
Tổng số công, số ngày nghỉ (phép, lễ, không lương).
-
Phần ký hiệu chấm công (Ô – ốm, K – nghỉ không lương, TS – thai sản, P – nghỉ phép, CN – chủ nhật, v.v.).
>> Tải file excel mẫu tại đây: Bang-cham-cong_2503145125_0501143832 hoặc Bang_cham_cong_hang_ngay_0501144135
>> Tải file word mẫu tại đây: bang-cham-cong_0501143928
Cách tạo một bảng chấm công chuẩn chỉ trong 4 bước:
-
Lập danh sách nhân viên: Ghi rõ họ tên, chức vụ hoặc mã nhân viên.
-
Tạo cột ngày: Chia từ ngày 1 đến ngày 31, tương ứng số ngày trong tháng.
-
Đặt ký hiệu thống nhất: Xây dựng bảng ký hiệu để ghi nhận tình trạng (làm việc, nghỉ phép, ốm đau…).
-
Tính tổng: Tự động tính tổng số ngày công, số ngày nghỉ, giúp việc tính lương dễ dàng.
👉 Doanh nghiệp có thể tải sẵn mẫu bảng chấm công Excel hoặc Word để tiết kiệm thời gian, sau đó điều chỉnh theo nhu cầu thực tế.
3. Các phương pháp và hình thức chấm công phổ biến
Phương pháp chấm công:
-
Theo ngày công: Ghi nhận 1 công/ngày nếu nhân viên đi làm đủ giờ.
-
Theo giờ công: Phù hợp với công việc bán thời gian hoặc làm ca.
Các hình thức chấm công hiện đại:
-
Chấm công vân tay: Tránh gian lận, dữ liệu tự động lưu trữ.
-
Thẻ từ/Thẻ nhân viên: Phù hợp với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh.
-
Nhận diện khuôn mặt: Hạn chế tối đa việc “chấm công hộ”.
-
Chấm công online (ứng dụng di động, phần mềm HRM): Tiện lợi cho mô hình làm việc từ xa (remote, hybrid).
👉 Doanh nghiệp nhỏ vẫn có thể sử dụng bảng Excel thủ công, nhưng nếu quy mô nhân viên trên 30 người, nên cân nhắc phần mềm chấm công tích hợp bảng lương để tiết kiệm thời gian và giảm sai sót.
4. Từ bảng chấm công đến bảng lương
Bảng chấm công và bảng lương là cặp song hành. Bảng lương được lập dựa trên dữ liệu từ bảng chấm công, cùng với thông tin từ hợp đồng lao động.
Một bảng lương chuẩn cần có:
-
Thông tin nhân viên: Họ tên, chức vụ, mã số thuế TNCN (nếu có).
-
Lương cơ bản: Mức lương theo hợp đồng.
-
Phụ cấp: Ăn trưa, xăng xe, điện thoại, trách nhiệm…
-
Các khoản cộng thêm: Thưởng KPI, thưởng năng suất, làm thêm giờ.
-
Các khoản khấu trừ: BHXH, BHYT, BHTN (theo tỷ lệ quy định), thuế TNCN, tạm ứng lương.
-
Thực lĩnh: Số tiền nhân viên được nhận sau cùng.
Ví dụ mẫu bảng lương (Excel)
|
STT |
Họ và tên | Lương cơ bản | Phụ cấp | Tổng cộng | BHXH, BHYT, BHTN | Thuế TNCN |
Thực lĩnh |
|
1 |
Nguyễn Văn A | 8,000,000 | 1,000,000 | 9,000,000 | 945,000 | 0 |
8,055,000 |
| 2 | Trần Thị B | 10,000,000 | 1,500,000 | 11,500,000 | 1,207,500 | 200,000 |
10,092,500 |
👉 Mẫu này có thể được thiết kế bằng Excel với công thức tự động, đảm bảo minh bạch và dễ kiểm soát.
5. Cơ sở pháp lý cần lưu ý
Khi lập và sử dụng bảng chấm công – bảng lương, doanh nghiệp cần tuân thủ:
-
Bộ luật Lao động 2019 (Điều 94–96): Quy định về nguyên tắc trả lương, kỳ hạn trả lương, minh bạch trong bảng lương.
-
Nghị định 145/2020/NĐ-CP: Hướng dẫn chi tiết việc quản lý hồ sơ lao động và lưu trữ chứng từ liên quan.
-
Thông tư 200/2014/TT-BTC: Quy định về chế độ kế toán doanh nghiệp, trong đó có mẫu bảng chấm công và bảng lương.
-
Luật Bảo hiểm xã hội 2014: Doanh nghiệp bắt buộc phải khấu trừ và đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động.
⚠️ Rủi ro thường gặp nếu không tuân thủ:
-
Bị phạt từ 10–20 triệu đồng nếu không lập bảng lương minh bạch.
-
Nguy cơ tranh chấp lao động khi nhân viên khiếu nại về việc tính lương sai.
-
Bị cơ quan thuế loại chi phí lương khi quyết toán, ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế TNDN.
>>> Xem chi tiết: Luật Việt Nam
Việc quản lý bảng lương và chấm công không hề đơn giản, đặc biệt khi các quy định pháp luật thường xuyên thay đổi. Nếu doanh nghiệp không chuẩn hóa quy trình, nguy cơ sai sót, tranh chấp và rủi ro pháp lý là rất cao.
Để đảm bảo tính chính xác và an toàn pháp lý cho doanh nghiệp, hãy tham khảo và liên hệ tới dịch vụ kế toán/nhân sự chuyên nghiệp tại Hoàng Lê để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất.
Liên hệ ngay!
