Checklist các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế TNDN

Lê Hoàng — Thu, 21 Aug 2025 07:46:52 +0000

Vì sao doanh nghiệp cần phân loại đúng chi phí?

Một sai sót nhỏ trong việc hạch toán chi phí có thể khiến doanh nghiệp bị truy thu thuế, phạt chậm nộp, thậm chí xử phạt hành chính. Thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn lúng túng trong việc phân biệt chi phí nào được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

Chính vì vậy, việc có trong tay một checklist chi phí được trừ và không được trừ không chỉ giúp kế toán viên làm việc chính xác, mà còn giúp chủ doanh nghiệp tiết kiệm chi phí thuế, giảm rủi ro pháp lý và yên tâm hơn trong hoạt động tài chính

Checklist chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Theo Luật Thuế TNDN 2025 (hiệu lực từ 01/10/2025), các khoản chi hợp lý, hợp lệ sẽ được trừ nếu đáp ứng đủ 3 điều kiện:

Phát sinh thực tế liên quan đến hoạt động SXKD.
Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp.
Thanh toán không dùng tiền mặt với hóa đơn trên 20 triệu đồng.

Bảng checklist chi phí được trừ

Nhóm chi phí	Ví dụ cụ thể	Điều kiện kèm theo
Chi phí nhân sự	Tiền lương, thưởng, phụ cấp; chi đào tạo nghề cho NLĐ	Có hợp đồng lao động, bảng lương, chứng từ thanh toán
Chi phí quản lý & vận hành	Văn phòng phẩm, điện nước, thuê văn phòng, dịch vụ ngoài	Có hóa đơn chứng từ hợp lệ
Chi phí quảng cáo, tiếp thị	Quảng cáo online, hội chợ, khuyến mại	Trong hạn mức theo quy định (nếu có)
Chi phí khấu hao TSCĐ	Máy móc, thiết bị, xe cộ phục vụ SXKD	Khấu hao theo đúng khung thời gian Bộ Tài chính quy định
Chi phí nghiên cứu & phát triển (R&D)	Chi cho chuyển đổi số, công nghệ mới, đổi mới sáng tạo	Có chứng từ hợp pháp, phục vụ trực tiếp SXKD
Chi phí an ninh – quốc phòng	Huấn luyện dân quân, hỗ trợ tổ chức đoàn thể	Theo quy định của pháp luật
Chi tài trợ hợp pháp	Tài trợ giáo dục, y tế, phòng chống thiên tai, dịch bệnh, nghiên cứu khoa học	Có chứng từ và thuộc nhóm tài trợ Nhà nước cho phép
Chi phí môi trường & phát triển bền vững	Giảm phát thải khí nhà kính, trung hòa carbon	Phát sinh thực tế liên quan SXKD, có chứng từ
Chi phí khác	Tổn thất do thiên tai, dịch bệnh chưa được bồi thường	Có xác nhận cơ quan chức năng

Lưu ý: Doanh nghiệp cần lưu giữ hóa đơn VAT hợp lệ, hợp đồng, chứng từ thanh toán để chứng minh tính hợp lý.

Checklist chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN

Ngược lại, có những khoản chi dù thực tế có phát sinh nhưng không được tính vào chi phí hợp lý. Nếu kế toán vẫn đưa vào chi phí, rủi ro bị loại trừ và truy thu thuế là rất cao.

Bảng checklist chi phí không được trừ

Nhóm chi phí	Ví dụ cụ thể	Lý do không được trừ
Chi không đáp ứng điều kiện	Khoản chi không liên quan SXKD	Không phục vụ hoạt động kinh doanh
Tiền phạt & vi phạm	Phạt vi phạm hành chính, phạt chậm nộp thuế	Không được tính vào chi phí hợp lý
Chi vượt định mức	Lãi vay vượt mức theo Bộ luật Dân sự; chi phúc lợi vượt mức	Bị khống chế bởi luật
Chi không có chứng từ hợp pháp	Chi không hóa đơn, hóa đơn giả, không chứng minh thanh toán	Vi phạm quy định hóa đơn chứng từ
Lương, thưởng không hợp lệ	Tiền lương của chủ doanh nghiệp tư nhân, thành viên HĐQT không trực tiếp điều hành	Không được công nhận chi phí hợp lý
Khấu hao sai quy định	Khấu hao tài sản không dùng cho SXKD, vượt khung thời gian	Không đáp ứng chuẩn khấu hao
Chi phí dự phòng sai	Trích lập dự phòng vượt mức hoặc không đúng quy định	Không hợp pháp
Thuế và phí	Thuế GTGT đã khấu trừ, Thuế TNDN, các khoản phạt thuế	Luật quy định không được hạch toán vào chi phí
Chi tài trợ không hợp pháp	Tài trợ không thuộc các nhóm được phép (ví dụ: tài trợ cá nhân không đúng quy định)	Không có căn cứ pháp lý
Chi liên quan vốn chủ sở hữu	Chi tăng/giảm vốn, đầu tư xây dựng cơ bản giai đoạn đầu tư	Không tính vào chi phí hợp lý

Hậu quả của việc hạch toán sai chi phí

Nếu doanh nghiệp đưa chi phí không hợp lệ vào hồ sơ thuế, có thể phải đối mặt với:

Truy thu thuế TNDN: Các khoản chi bị loại sẽ làm tăng thu nhập chịu thuế.
Tiền phạt chậm nộp: Tính theo số thuế thiếu, cộng dồn theo ngày.
Xử phạt hành chính: Tùy mức độ vi phạm, có thể lên đến hàng trăm triệu đồng.
Ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp: Bị xếp loại “rủi ro cao về thuế” khiến các kỳ kiểm tra sau khắt khe hơn.

Vì vậy, việc áp dụng checklist chi phí được trừ/không được trừ là cách đơn giản nhưng hiệu quả để doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý và tối ưu chi phí thuế.

>>> Xem thêm tại: Thư viện pháp luật

Checklist tải về

Để hỗ trợ kế toán viên và chủ doanh nghiệp, Hoàng Lê đã chuẩn bị sẵn Checklist chi phí TNDN (PDF) dễ dàng tải về và sử dụng trong công việc hàng ngày.

File bao gồm:

Danh mục chi phí được trừ.
Danh mục chi phí không được trừ.
Cột ghi chú điều kiện và chứng từ cần có.

Xác định đúng chi phí được trừ và không được trừ là bước quan trọng giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, tránh rủi ro và tối ưu số thuế phải nộp.

Chi phí được trừ: phải hợp lý, hợp lệ, có chứng từ rõ ràng.
Chi phí không được trừ: chủ yếu liên quan đến vi phạm, vượt định mức, thiếu chứng từ.
Sai sót nhỏ có thể gây hậu quả lớn về thuế và uy tín doanh nghiệp.

Hãy sử dụng checklist chi phí TNDN như một công cụ hỗ trợ không thể thiếu trong công tác kế toán.

Để đảm bảo việc hạch toán chi phí luôn chính xác và tuân thủ quy định pháp luật, hãy tham khảo và liên hệ tới dịch vụ kế toán/thuế chuyên nghiệp tại Hoàng Lê để được tư vấn và hỗ trợ.

Liên hệ ngay!

Bài viết Checklist các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế TNDN đã xuất hiện đầu tiên vào ngày Công ty Hoàng Lê.

Lưu trữ quy định chi phí không được trừ - Công ty Hoàng Lê