Một chi tiết rất nhỏ trong hợp đồng trả chậm có thể khiến doanh nghiệp “mất” quyền khấu trừ VAT ngay trong kỳ. Nếu bạn đang mua hàng trả góp, trả chậm từ 5 triệu đồng trở lên mà chưa kịp chuyển khoản đúng hạn, thì từ nay đến 2026, rủi ro thuế không còn là chuyện xa vời nữa.
Theo hướng dẫn mới của cơ quan thuế, đến thời điểm thanh toán ghi trong hợp đồng mà doanh nghiệp chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, phần VAT đầu vào tương ứng sẽ phải điều chỉnh giảm ngay trong kỳ đó. Khi thanh toán xong và có chứng từ hợp lệ, doanh nghiệp mới được kê khai khấu trừ lại.
Bài viết này giúp bạn hiểu đúng quy định, tránh sai sót khi quyết toán và chủ động thiết kế quy trình công nợ an toàn.
1️⃣ Quy định mới nói gì về khấu trừ VAT khi trả chậm, trả góp
Luật Thuế giá trị gia tăng 48 2024 đã thay đổi cách nhìn về điều kiện khấu trừ, trong đó nhấn mạnh vai trò của chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, và nghị định hướng dẫn đã cụ thể hóa trường hợp trả chậm, trả góp.
Cụ thể, theo Điều 26 Nghị định 181 2025:
- Nếu hàng hóa, dịch vụ mua vào có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, thanh toán theo hình thức trả chậm, trả góp, đến đúng hạn thanh toán ghi trên hợp đồng hoặc phụ lục mà doanh nghiệp chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, thì phải kê khai điều chỉnh giảm số VAT đầu vào được khấu trừ trong kỳ phát sinh nghĩa vụ thanh toán.
- Sau đó, khi doanh nghiệp thanh toán và có chứng từ hợp lệ, doanh nghiệp được kê khai khấu trừ lại trong kỳ có chứng từ.
Nói ngắn gọn:
- Chưa có chứng từ đúng hạn → phải giảm khấu trừ ngay
- Có chứng từ sau đó → được khấu trừ lại
2️⃣ Vì sao quy định này quan trọng đến vậy
Nhiều doanh nghiệp vẫn nghĩ: chỉ cần có hóa đơn mua vào là khấu trừ được VAT. Nhưng thực tế, hóa đơn chỉ là điều kiện cần. Điều kiện đủ là chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với giao dịch từ 5 triệu đồng trở lên.
Quy định mới làm rõ một điểm rất “thực chiến” cho doanh nghiệp:
2.1 Tránh thất thu thuế và minh bạch dòng tiền
- Cơ quan thuế đang tiến tới quản lý dựa trên dữ liệu hóa đơn và dòng tiền. Khi hóa đơn có mà dòng tiền chưa đi, rủi ro phát sinh việc kê khai không đúng thực tế là rất lớn.
2.2 Buộc doanh nghiệp kỷ luật hơn với công nợ
- Nếu trước đây doanh nghiệp có thể chậm thanh toán vài tháng mà vẫn giữ quyền khấu trừ, thì nay quyền đó gắn chặt với kỷ luật thanh toán theo hợp đồng.
2.3 Giảm rủi ro khi thanh tra, kiểm tra
- Một khoản VAT đầu vào bị giữ lại sai kỳ có thể kéo theo truy thu và tiền chậm nộp. Mức tiền chậm nộp theo luật quản lý thuế hiện hành là 0,03 phần trăm mỗi ngày trên số thuế chậm nộp, nên chi phí rủi ro tăng rất nhanh.
3️⃣ Ví dụ thực tế để bạn hình dung dễ nhất
Giả sử:
- Doanh nghiệp A mua hàng hóa trị giá 100 triệu đồng, VAT 10 triệu đồng.
- Hợp đồng ghi rõ: thanh toán trong 90 ngày.
Đến ngày thứ 90
A chưa chuyển khoản, chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
→ A phải điều chỉnh giảm 10 triệu VAT đầu vào trong kỳ thuế tháng hoặc quý đó.
Đến ngày thứ 120
A chuyển khoản đầy đủ cho nhà cung cấp.
→ A được kê khai khấu trừ lại 10 triệu VAT đầu vào trong kỳ phát sinh chứng từ.
Cách làm này đúng với nguyên tắc “khấu trừ theo dòng tiền thực tế”, và cũng phù hợp nội dung hướng dẫn tại Điều 26 Nghị định 181 2025.
4️⃣ Những điểm doanh nghiệp hay hiểu sai
4.1 “Trả chậm thì chưa thanh toán, sao lại bị giảm khấu trừ”
- Trả chậm không có nghĩa được kéo dài vô thời hạn. Luật chỉ cho phép khấu trừ khi đến hạn mà bạn có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Không có chứng từ đúng hạn, bạn phải giảm quyền khấu trừ tạm thời.
4.2 “Chỉ cần trả một phần là đủ”
- Nếu hợp đồng chia nhiều đợt thanh toán, thì VAT đầu vào được khấu trừ tương ứng với phần giá trị đã có chứng từ. Phần nào chưa có chứng từ đúng hạn, phần đó phải điều chỉnh giảm.
4.3 “Thanh toán tiền mặt vẫn hợp lệ nếu có phiếu thu”
Không. Với giao dịch từ 5 triệu đồng trở lên, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là điều kiện bắt buộc để khấu trừ VAT, trừ các trường hợp ngoại lệ theo nghị định.
5️⃣ Ngoại lệ nào không cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
Nghị định 181 2025 nêu rõ các trường hợp không bắt buộc chứng từ không dùng tiền mặt, tiêu biểu là:
- Hóa đơn mua vào từng lần dưới 5 triệu đồng (giá đã có VAT)
- Nhập khẩu quà biếu, quà tặng, hàng mẫu không phải trả tiền
- Các trường hợp mua dưới 5 triệu nhưng nhiều lần trong ngày cộng lại từ 5 triệu trở lên thì lại phải có chứng từ không dùng tiền mặt.
Điểm này rất quan trọng cho doanh nghiệp bán lẻ, mua thường xuyên theo ngày.
6️⃣ Doanh nghiệp cần làm gì để không bị “trượt” khấu trừ VAT
Đây là phần Hoàng Lê thấy thiết thực nhất. Bạn không cần thay đổi cả hệ thống, chỉ cần kỷ luật đúng vài điểm sau:
6.1 Theo dõi sát hạn thanh toán theo hợp đồng
- Đừng để kế toán chỉ nhìn hóa đơn. Hãy nhìn cả “lịch nợ” trong hợp đồng. Đến hạn mà chưa thanh toán, chuẩn bị điều chỉnh ngay trong kỳ.
6.2 Bắt buộc thanh toán qua ngân hàng với giao dịch từ 5 triệu
- Chuyển khoản, ủy nhiệm chi, thanh toán QR qua tài khoản đều được miễn là chứng minh được dòng tiền từ tài khoản doanh nghiệp sang tài khoản nhà cung cấp.
6.3 Thiết lập quy trình kiểm soát công nợ
Tối thiểu nên có 3 bước:
- Bộ phận mua hàng đối chiếu hợp đồng và hạn thanh toán
- Kế toán công nợ nhắc lịch trước hạn 7 đến 10 ngày
- Kế toán thuế rà lại danh sách chứng từ thanh toán trước khi chốt tờ khai VAT
6.4 Lưu chứng từ rõ ràng, đồng nhất
Một bộ hồ sơ tốt nên gồm:
- Hóa đơn VAT
- Hợp đồng và phụ lục trả chậm
- Ủy nhiệm chi hoặc sao kê ngân hàng kèm nội dung thanh toán
- Biên bản đối chiếu công nợ nếu có
6.5 Dùng phần mềm để tránh bỏ sót
Có thể là ERP, kế toán, hoặc công cụ quản lý công nợ đơn giản. Quan trọng là cảnh báo được hạn thanh toán và trạng thái chứng từ.
Nếu bạn muốn được tư vấn nhanh lộ trình kiểm soát công nợ và khấu trừ VAT đúng chuẩn cho doanh nghiệp mình, nhắn Hoàng Lê tại đây: https://hoangle.vn/lien-he/
Chúng tôi sẽ cùng bạn rà soát hợp đồng, quy trình thanh toán và rủi ro VAT theo từng ngành nghề.
Liên hệ Hoàng Lê ngay hôm nay để được tư vấn cụ thể!
7️⃣ Từ 2026, câu chuyện còn “nóng” hơn
Từ 01 01 2026, nền tảng quản lý thuế của Việt Nam sẽ chuyển mạnh sang dữ liệu số, hóa đơn điện tử và thanh toán không dùng tiền mặt. Khi mọi giao dịch đều có dấu vết, việc giữ quyền khấu trừ VAT sẽ là cuộc chơi của kỷ luật vận hành, không còn là “thủ thuật sổ sách”.
Nếu doanh nghiệp chuẩn bị sớm:
- Dòng tiền minh bạch hơn
- Chi phí thuế kiểm soát được
- Rủi ro thanh tra giảm mạnh
- Quản trị tài chính đi vào thực chất
Ngược lại, nếu chờ sát thời điểm mới làm, chỉ một hai kỳ kê khai sai là đủ tạo “vết” dữ liệu khó gỡ.
Hoàng Lê đồng hành cùng doanh nghiệp thế nào
Hoàng Lê – Kiến tạo giá trị, đồng hành phát triển.
Chúng tôi hiểu, doanh nghiệp không sợ luật mới, doanh nghiệp chỉ sợ “không biết bắt đầu từ đâu”. Với kinh nghiệm tư vấn và triển khai cho hàng trăm doanh nghiệp, Hoàng Lê có thể hỗ trợ bạn:
- Tư vấn chuẩn hóa quy trình thanh toán, công nợ, khấu trừ VAT
- Rà soát hợp đồng trả chậm trả góp để tránh rủi ro thuế
- Dịch vụ kế toán thuế trọn gói, kê khai VAT đúng kỳ
- Tư vấn tái cấu trúc tài chính, kiểm soát nội bộ, tối ưu chi phí thuế
- Đào tạo đội ngũ kế toán doanh nghiệp theo chuẩn vận hành mới
Xem chi tiết dịch vụ tại: https://hoangle.vn/dich-vu/
Một chứng từ thanh toán đúng hạn đôi khi rẻ hơn rất nhiều so với một lần điều chỉnh thuế sai kỳ. Quy định về khấu trừ VAT trong giao dịch trả chậm, trả góp không phải để làm khó doanh nghiệp, mà để giúp mọi thứ đi vào thực chất: có mua, có trả, có dòng tiền, có khấu trừ.
Từ giờ đến 2026, ai kỷ luật sớm sẽ đi nhẹ. Ai lơ là sẽ vướng ngay ở những khoản VAT tưởng như nhỏ nhất.
Nếu bạn cần Hoàng Lê cùng rà lại quy trình công nợ và khấu trừ VAT cho doanh nghiệp mình, cứ nhắn chúng tôi.
